« Améliorer la gestion de votre journée, c’est améliorer la gestion de votre vie. »

Ne bradez pas votre attention, éliminez les armes de distractions massives. « Je n’ai pas avancé aujourd’hui », « encore une journée pour rien », vous rentrez à la fin de la journée sans énergie et avec l’impression d’avoir travaillé dans le vide. Vides de sens, vos journées, vous laissent parfois sans aucune énergie pour les heures de la soirée qui elles vous appartiennent. Si c’est le cas alors cet article vous fournira des pistes pour ajouter de la qualité à vos journées. Nous vivons notre vie comme nous vivons nos journées. Alors, sortons de routines pesantes, qui jour après jour nous vident de toute énergie ! Je vous propose dans cet article d’améliorer la gestion de vos journées en éliminant le passage non conscient d’une activité à l’autre et de reprendre du contrôle pas à pas en éliminant les perturbations. Notre capacité à faire plusieurs tâches en parallèle diminue de 40 % notre efficacité et notre productivité.

Le méchant de l’histoire

Eh oui, il y a bien un méchant, un héros du passé, mais qui montre un tout autre visage à l’ère digitale. Il croit nous aider, mais nous fait perdre une énergie considérable. Nous sommes capables aujourd’hui en quelques minutes de lire un e-mail, consulter Facebook, communiquer avec une personne à l’autre bout du monde, répondre à un collègue sur What’s App, regarder les nouvelles angoissantes qui viennent d’apparaître sur le fil des notifications et enfin de revenir sur notre projet. Notre environnement nous permet de vivre physiquement ce que nous vivons parfois en pensée. Ne vous est-il jamais arrivé de vous perdre dans vos pensées angoissantes ? Sautant d’une pensée à l’autre sans avoir même eu le temps de terminer la précédente ? Et en l’espace de 10 minutes avoir mis en place tous les scénarios catastrophe pour finalement vous trouver paralysé face à tout ce qui ne pourrait pas fonctionner. Ainsi nos smartphones nous tyrannisent tout autant que le font parfois nos pensées. Mais même si le smartphone est un suspect idéal, il faut chercher le coupable ailleurs.

Nous sommes devenus accros aux courriels, aux médias sociaux. Pas besoin d’attendre, nous pouvons vérifier tout de suite ce qui nous interroge sur le moment que ce soit une pensée ou une notification, que ce soit via une recherche internet ou la consultation des derniers e-mails. Pourquoi résister ? Nous sommes sur pilote semi-automatique et notre copilote qui se trouve aux commandes est lui plus intéressé par la recherche de la satisfaction immédiate. Nous sommes distraits par bon nombre d’activités, les nouvelles technologies, les médias sociaux, mais aussi nos propres pensées s’arrachent notre attention.

Mais qui est la personne qui décide de distribuer cette attention tant convoitée ? Et quels sont les critères avec lesquels il la distribue ? La coupable, c’est la partie du mécanisme interne de récompense qui nous distribue à chaque fois un peu de dopamine [1] lorsque l’on fait une action qui est censée être bénéfique. La dopamine génère une la sensation de plaisir, ce qui nous encourage à répéter l’action. Mécanisme indispensable lorsqu’il s’agit d’ancrer des comportements indispensables à la survie de l’homme, mais qui en l’occurrence joue contre nous. La dopamine serait la raison qui nous rend accros aux médias sociaux, aux textos, aux derniers emails qui viennent d’arriver, à notre soif de recherche sur tout et rien. Et le pire, c’est que cette soif ne fait que prendre de l’ampleur. Mais cela aussi s’explique par les neurosciences [2], chercher importe plus que se sustenter ou, autrement dit, avoir ses sens en alerte booste davantage que de contenter ceux-ci.

Vous faites une recherche internet sur un sujet qui vous préoccupe depuis 10 secondes, tels que « j’aimerais une nouvelle chemise, un portemonnaie pratique ou une information sur un sujet précis et hop immédiatement plus de 1000 options apparaissent. On se retrouve un peu comme comme devant le rayon yoghourt d’un supermarché. Puis vous choisissez une option qui semble bonne et ne même temps vous remarquez un article critique sur lequel vous allez jeter un coup d’œil. Une fois arrivé à la moitié de l’article qui ne vous a rien appris de plus, vous cliquez sur cette pub qui vous suit depuis 3 pages. Elle est là pour vous rappeler la recherche d’il y a 2 jours sur un article intéressant, mais sur lequel vous ne vous étiez pas décidé. À chaque fois que je prends connaissance du résultat d’une recherche, d’autres associations, d’autres idées apparaissent et je continue ma recherche. Tout cela est passionnant, mais ne fait que de m’éloigner de ma préoccupation première. Mais surtout ces associations sont dirigées par d’autres algorithmes, d’autres logiques que ceux qui régulent de manière indépendante ma créativité.

À chaque fois que vous recevez une notification sur votre téléphone, il y a selon le Dr. Greenfield [3] une légère élévation de la dopamine. Finalement on retrouve le même mécanisme que le réflexe pavlovien. Essayez la prochaine fois que vous recevez une notification de prendre 2 secondes pour voir ce que vous ressentez au niveau physique, c’est tellement évident. Ce qu’il y a avec la notification, c’est qu’elle ne vous dit pas ce que c’est. Elle vous suggère que c’est important, ce qui vous pousse à chercher et à vérifier en permanence.

Une illusion ?

Je suis un superhéros 😊, je réserve des vacances depuis la maison sans aucune aide et en même temps je conclus une négociation importante par mail et puis je règle toutes mes factures en ligne et je fais toutes ces tâches en simultané. Et pourtant le fait de les faire en parallèle me fait perdre plus de temps que je ne le soupçonne.

Jusque dans les années 2000, nous devions passer par des guichets pour effectuer les paiements mensuels, aujourd’hui beaucoup disposent de la possibilité de faire leurs paiements eux-mêmes. Pour voyager, nous devions systématiquement donner le mandat à une agence de voyages qui effectuait la planification et organisait nos billets de train, d’avion et d’hôtel. Maintenant, nous faisons toutes ces opérations nous-mêmes grâce à internet et aux smartphones. Bref, nous accomplissons aujourd’hui nous-mêmes les fonctions assumées auparavant par des dizaines de personnes différentes.

Nous avons l’illusion d’être multitâches, cependant notre cerveau n’est pas capable d’exécuter plusieurs commandes en parallèle. Selon Earl Miller, un chercheur au MIT, USA, nous ne pouvons pas faire plusieurs tâches à la fois. En réalité il s’agit de passer d’une tâche à une autre très rapidement. Même si nous pensons que nous avons accompli beaucoup de choses, le multitâche nous a rendus moins efficaces. Vous avez besoin pour accomplir une tâche efficacement de toute votre attention. En mode multitâche votre attention n’est pas multipliée, mais elle est divisée par le nombre d’activités sur lesquelles vous devez travailler en même temps. Cela ne permet pas de gagner du temps bien au contraire, le cerveau va devoir switcher très souvent et très rapidement entre différentes tâches. Chaque fois qu’elle passe d’une tâche à l’autre, cela va lui prendre du temps et beaucoup d’énergie. De l’énergie dont il aurait bien besoin pour rester focalisé sur la tâche qui vous incombe en ce moment. Les diverses études démontrent qu’il nous faut plus de 15 minutes pour pouvoir se concentrer sur une tâche.

Les professeurs David L. Strayer et Jason M. Watson de l’université de l’Utah, USA, ont démontré que moins de 3 % des gens seraient capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration.

3 effets néfastes du mode « multitâche »

Selon une étude publiée dans le journal Human Brain Mapping [4] nous perdons jusqu’à 40 % d’efficacité en mode multitâche. Des scanners ont indiqué que le cerveau fonctionne mieux quand il gère une tâche à la fois. Le Dr Jääskeläinen explique qu’accomplir une chose à la fois est préférable à faire 12 choses en même temps.

Le multitâche nuit également à votre capacité de prendre de bonnes décisions. Changer de tâche nécessite de dépenser une énergie précieuse pour décider quoi faire ou ne pas faire. Par exemple, si vous envoyez des e-mails à un collègue tout en répondant à des sms, vous prenez en peu de temps un grand nombre de décisions. Dois-je répondre à cet e-mail ? Qui mettre en copie ? Que répondre ? Qui doit recevoir cette information ? Notre capacité à prendre des décisions est limitée. De plus lorsqu’il s’agit p. ex de rester concentrer sur une tâche, la décision de ne pas lire le nouvel email mange notre capital volonté. Et la volonté est comme un muscle, sa capacité diminue lorsqu’elle est trop sollicitée. En fin de journée, par exemple, il est difficile par exemple de se décider à faire du sport plutôt que de se mettre sur le canapé.

Le mode « multitâche » nécessite une énorme quantité d’énergie dans le cerveau qui peut rapidement nous rendre épuisés et désorientés [5]. Lorsque nous nous engageons dans une tâche exécutive centrale, moins d’énergie est requise. Imaginez le nombre de switchs qui vous est imposé par vos notifications, email et vos contrôles des réseaux sociaux. Les chiffres divergent, mais je me trouve plus proche des 50 consultations de smartphone que des 26 consultations journalières suggérées par dans une étude de Deloitte [6]. Et j’en connais qui sont largement au-dessus des 100 consultations journalières.

Vous travaillez sur un projet important et vous recherchez de nouvelles idées, puis vous faites le contrôle d’une notification. Vous interrompez votre travail pour répondre à un message. Lorsque vous revenez sur votre projet, votre cerveau doit à nouveau se concentrer sur la tâche à accomplir. Vous avez gaspillé de l’énergie et vous devez en retrouver à nouveau pour générer des idées. En plus il est fort possible que quelques idées se soient échappées lorsque du changement de tâches.

En résumé le mode « multitâche » fatigue, réduit la qualité de vos décisions et nuit à la créativité.

L’impact sur le comportement et le cerveau

Le fait de passer d’une tâche à l’autre en mode impulsif, passant en quelques secondes d’une émotion à l’autre va augmenter le stress. Le stress, qui lui est lié à la production d’adrénaline puis de cortisol qui conduit à un comportement agressif et impulsif. Souvent, de mauvaises décisions sont prises parce que nous sommes pressés. La facilité avec laquelle nous envoyons envoie un courriel conduit à un changement dans les mœurs et les gens sont plus directs. Selon une étude réalisée en 2014 les sujets qui faisaient très souvent du multitâche démontraient moins de densité cérébrale dans le cortex cingulaire antérieur, un endroit responsable de l’empathie et du contrôle émotionnel.[7]

Pour reprendre du contrôle et garder le focus, il faut débrancher le copilote et reprendre le contrôle. Cela demande plus d’attention, donc plus d’énergie, mais vous en économiserez au final et prendrez beaucoup moins de temps à faire vos tâches.

1. Mettez de la distance entre vous et les perturbations

Les distractions, les notifications, un mail qui vient d’arriver ou un collègue qui parle trop fort auront le même effet que le mode « multitâche », votre attention va être, durant un court instant, redirigée sur autre chose. Cette redirection de l’attention va manger votre capital volonté et réduire l’énergie que vous avez à disposition pour faire vos tâches. Les procrastinateurs en savent quelque chose, eux qui laissent volontiers rediriger l’attention vers d’autres tâches que celle qu’ils devraient effectuer. Les habitudes liées ou perturbations sont très ancrées et vous déconcentrent sans que vous ne le vouliez consciemment. C’est pourquoi il est important de les mettre à bonne distance et de supprimer de votre champ visuel et auditif ou même olfactif tout ce qui peut vous les rappeler (comme par exemple l’odeur du café). Préparez et adaptez votre environnement pour vous permettre de rester concentré sur les tâches qui sont importantes pour vous. S’il n’existe pas de solution miracle, quelques petits trucs peuvent vous aider. Quand vous recevez un nouveau mail, pas besoin de le vérifier immédiatement. Mieux, désactivez les notifications et consultez vos messages à heures fixes. Effectuez les tâches compliquées à un moment où vous ne serez pas dérangé (tôt le matin, à la pause de midi ou le soir). Posez-vous les questions suivantes : « Dans quelles situations je veux me protéger des perturbations ? Quelles mesures vais-je mettre en place pour diminuer les perturbations ? »

2. Regroupez les activités perturbatrices

Faites une to-do list et effectuez de manière groupée les tâches similaires. Pensez également à découper les tâches longues et complexes en mini-tâches plus courtes.

Une des techniques pour répondre de manière efficace aux interruptions dues aux notifications de mail ou de vos réseaux sociaux est de les travailler à des intervalles de temps définis. Si vos e-mails doivent être répondus dans les deux heures, c’est l’intervalle que vous pourrez fixer entre les contrôles de votre boîte e-mail. Ce sera plus facile d’éloigner le mobile si vous savez que vous ferez un contrôle dans une heure. D’autres techniques sont proposées dans la vidéo de Brian Christian[8].

Cela peut-être également une technique avec vos collègues ou vos proches. Rendez-vous accessible à des moments prédéfinis. Mettez de nouvelles routines en place qui permettent aux personnes qui veulent ou doivent échanger régulièrement avec vous d’attendre la prochaine fois où ils seront sûrs que vous serez accessible.

Cette technique fonctionne également, lorsque vous avez des pensées parasites qui vous stressent et qui reviennent sans cesse à tout instant de la journée. Planifiez une demi-heure par jour où vous aurez le droit de toutes les écouter. Et à chaque fois que vous surprendrez une de ces pensées apparaître, donnez-lui rendez-vous dans la plage horaire que vous avez définie. Vous verrez, cela demande une bonne discipline, mais après quelques jours vous sentirez déjà un effet positif.

3. Choisissez les bons créneaux horaires

Choisissez un moment de la journée qui vous convienne ou identifiez un moment auquel vous êtes généralement inactif, par exemple l’heure à laquelle vous regardez la télévision, et remplacez ou complétez ce moment par une activité physique ou mentale qui compte pour vous. Si vous avez l’habitude de regarder la télévision ou de surfer sur Internet quelques heures chaque soir, prenez 20 minutes de ce temps pour faire une activité qui compte pour vous. Vous aurez suffisamment de temps pour vous détendre après une dure journée. C’est plus facile de terminer le cycle de la journée, si vous pouvez vous endormir avec la certitude d’avoir pu investir du temps pour vous.

Au réveil, l’aptitude de votre cerveau et de votre corps est à l’optimum. Levez-vous tôt pour vous atteler au travail. Attaquez rapidement les tâches compliquées. Nous sommes plus concentrés le matin. Si vous avez du temps libre le matin que vous pourriez mettre à profit pour faire du sport, levez-vous tôt et bougez-vous. Si vous avez plus de temps l’après-midi, soyez actif à ce moment-là. Commencez par 20 minutes quotidiennes, puis allongez ce temps lorsque vous vous sentirez prêt.

Imposez-vous une limite de temps pour réaliser chaque engagement. Ce qui vous poussera à vous canaliser sur l’essentiel. Vous serez plus efficace. Posez-vous la question : comment faire cette tâche en 2x moins de temps ? Ne vous laissez pas perturber lorsque vous êtes en pleine concentration. Enfermez-vous par exemple dans votre bureau. Si vous travaillez en open space, mettez des écouteurs et écoutez de la musique aidant à la concentration.

4. Réduisez les tensions qui vous font passer d’une tâche à l’autre

Même de courtes perturbations prolongent le travail plusieurs fois. Nous pensons que nous nous sentons stressés par manque de temps, mais en fait, c’est généralement l’inverse : la pression du temps survient lorsque nous ne pouvons plus faire face à des tâches stressantes dans le temps. Une augmentation d’hormones de stress peut conduire à un comportement agressif et impulsif. Souvent, de mauvaises décisions sont prises parce que nous sommes pressés. Le remède est d’éliminer la cause de la tension ou au moins de réduire la réaction de stress. Pour vous aider, il suffit de vous approprier un ou deux outils issus de la gestion des émotions.

Pour résister à l’impulsion de la recherche du shot de dopamine nous devons entraîner la capacité de reporter une gratification sur du plus long terme, comme le sportif qui s’entraine pour des compétitions de haut niveau. Un des outils utilisés pour développer l’intelligence émotionnelle est de commencer par tout simplement prendre conscience de l’impulsion. Puis de réfléchir de manière consciente à l’action qui est bonne pour vous. Mel Robbins préconise de compter de manière décroissante de 5-4-3-2-1. Une méthode simple qui vous permet de reconnecter votre cortex préfrontal pour décider de vous-mêm et non pas laisser votre cerveau émotionnel décider pour vous. La gestion de la posture ou un exercice de respiration en pleine conscience tels que la cohérence cardiaque sont d’autres techniques simples et rapide à mettre en place.

5. Limitez les changements de contexte

Nous avons vu plus haut que le multitâche n’existe pas. Nous passons très vite d’une tâche à l’autre. Ce qui nous coûte de l’énergie, c’est le changement de contexte lié au changement de tâche. Lire un mail puis un autre, c’est aussi un changement seulement le changement de contexte reste faible. Sauf si vous passez d’un e-mail professionnel à l’e-mail d’une connaissance qui prend de vos nouvelles. Lorsque vous groupez des actions à faire durant le même laps de temps, réfléchissez comment vous pouvez faire pour réduire les changements de contexte. Par exemple on pourra regarder les e-mails qui proviennent du même département, puis ceux qui viennent des clients. Lorsque je démarre un travail sur PowerPoint, je vais switcher sur internet pour faire des recherches ou sur Word pour faire en même temps le script de la présentation, mais je reste à chaque fois dans le contexte de la présentation. Pour les tâches qui vous demandent quelques heures et un bon niveau de concentration, rappelez-vous lors de la planification qu’il vous faut entre 15 et 20 minutes pour être bien concentré. Pensez également que la concentration décroît en fonction de la fatigue rapidement après 60 et 90 minutes. La gestion des pauses et de la récupération est aussi importante que dans le sport. Surtout si vous voulez faire une bonne gestion de votre fatigue et de votre créativité. C’est un peu le même principe que pour la gestion de votre consommation d’eau, si vous ressentez la fatigue (respectivement la soif), c’est déjà un peu tard. Et puis les études le montrent, nous sommes bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre.

6. Prenez soin de votre environnement

Mettre en place un lieu de travail structuré où vous pouvez retrouver en un instant tous vos documents est une obligation. Ce lieu de travail doit être créé comme une tour de contrôle où vous vous sentez confortable. Posez-vous les 2 questions suivantes :

Dans quel type d’environnement je travaille particulièrement efficacement ? Réfléchissez dans quels endroits êtes-vous créatifs, vous est-il déjà arrivé de travailler à en perdre la notion du temps ? Si oui où vous trouviez-vous ?
Quels éléments me permettent de travailler efficacement (couleurs, ambiance, sons, meubles, objets, ancrage de souvenir, possibilité d’interaction, odeurs) ?

Pour reprendre le début de cet article, « nous vivons notre vie comme nous avons décidé de vivre nos journées ». Alors, prenez le contrôle sur votre journée et intégrez pas à pas, des modifications dans votre manière de l’organiser. Le résultat en sera une augmentation de la productivité avec la sensation d’avoir fait quelque chose de sa journée, mais aussi plus d’énergie pour les choses qui comptent vraiment. Alors que retenez-vous de cet article, qu’est-ce qui vous parle et qui fonctionne bien pour vous ? Que pourriez-vous appliquer qui pourrait améliorer la qualité de vos journées ?

Références

[1] La dopamine est un neurotransmetteur synthétisé dans divers endroits de notre cerveau. Elle intervient notamment dans la motivation, nous poussant à chercher et chercher encore jusqu’à ce que nous trouvions l’objet de notre désir ou atteignons notre objectif. Elle nous rend curieux, nous pousse à la recherche d’informations dans un comportement visant à l’efficacité. Combinée au système opioïde endogène, elle intervient donc dans la chimie du plaisir comme dans celle de la survie de l’individu et donc de l’espèce.

[2] Selon les recherches de Kent C. Berridge et Terry E. Robinson, il semblerait que la recherche du plaisir soit un élément plus important que le plaisir en soi.

[3] https://www.huffpost.com/entry/are-smartphones-really-so-smart_n_9526956

[4] https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1002/hbm.23591

[5] https://www.nytimes.com/2011/08/21/magazine/do-you-suffer-from-decision-fatigue.html

[6]https://www2.deloitte.com/fr/fr/pages/technology-media-and-telecommunications/articles/usages-mobiles-2016.html

[7] https://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0106698

[8]https://www.youtube.com/watch?v=iDbdXTMnOmE&list=PL04LI1EPKzR78jEfmVcQUw9X92YMBohSw&t=0s&index=18